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Die Vorlage für die Bearbeitung von Eventgenehmigungen in Minneapolis zeigt, wie Digitalisierung und Effizienz Hand in Hand gehen können. Hier wird das klassische Bild von Papierstapeln und langwierigen Verwaltungsprozessen auf den Kopf gestellt. Der Einsatz von Smartsheet revolutioniert die Art und Weise, wie Genehmigungen für Veranstaltungen bearbeitet werden. Die Stadt hat es geschafft, administrative Abläufe zu optimieren und gleichzeitig die digitale Zugänglichkeit zu erhöhen.
Ein neuer Ansatz für Genehmigungen
Jedes Jahr gibt es in Minneapolis unzählige Veranstaltungen - von Konzerten über Märkte bis hin zu Festen. Früher mussten die Mitarbeiter manuell PDF-Dateien bearbeiten und Informationen in verschiedene Systeme eingeben. Dies bedeutete nicht nur viel Papier, sondern auch viel Zeit und Nerven. Mit der neuen Vorlage wird dieser Prozess automatisiert.
- Das Antragsformular für Veranstaltungsgenehmigungen ist jetzt direkt auf der Webseite verfügbar, sodass Kunden die Details einfach selbst eingeben können.
- Die Daten fließen automatisch in das System ein, wodurch die Notwendigkeit entfällt, Informationen manuell zu übertragen.
- Ein automatisierter Workflow benachrichtigt die zuständigen Mitarbeiter, wenn ein Antrag eingereicht wird. So bleibt alles transparent und effizient.
Vorteile der Vorlage
Durch den Einsatz dieser Vorlage kann die Stadt Minneapolis jährlich etwa 400 bis 500 Genehmigungen bearbeiten, ohne dass die Mitarbeiter überlastet werden. Im Vergleich zu den vorherigen Methoden wird hier die Bearbeitungszeit um 50 % reduziert. Das bedeutet weniger Stress und mehr Zeit für die wichtigen Dinge.
Die Vorlage macht auch die Einhaltung von Gesetzgebungen zur Barrierefreiheit einfacher. So können alle Bürger, unabhängig von ihren Fähigkeiten, einfacher auf Informationen zugreifen. Das zeigt, wie moderne Technologie nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch die Inklusion fördert.
Empfehlung
Für jeden, der in der Veranstaltungsorganisation aktiv ist oder sich mit Genehmigungen auseinandersetzt, ist diese Vorlage ein absolutes Muss. Die Möglichkeiten, die sie bietet, sind vielfältig und die Zeitersparnis enorm. Die Kombination aus einfacher Bedienbarkeit und automatisierten Prozessen macht die Arbeit nicht nur leichter, sondern auch viel angenehmer.
