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Die Nutzung von Smartsheet hat die Art und Weise revolutioniert, wie HP sein Event-Management organisiert und plant. In einer Welt, in der Zeit und Effizienz entscheidend sind, hat das Unternehmen mit Smartsheet die Anzahl der HP-geführten Veranstaltungen von 6 auf 26 pro Quartal gesteigert. Diese Transformation zeigt, wie wichtig es ist, die richtigen Werkzeuge für Projektmanagement und Eventplanung zu nutzen.
Die Herausforderungen vor der Umstellung
Vor der Einführung von Smartsheet war das Event-Management von HP geprägt von manuellen Prozessen. Roxie Palacios, Senior Events Manager, verbrachte viele Stunden damit, Daten zu pflegen und Aufgaben per E-Mail zu verteilen. Das führte oft zu Verwirrung und Verzögerungen, da niemand genau wusste, wer für was verantwortlich war. Unnötige E-Mails und ständige Rückfragen waren an der Tagesordnung.
Die Lösung mit Smartsheet
Mit Smartsheet kam die Ordnung zurück. Das Team konnte alle Informationen in einer einzigen Plattform bündeln. Die Verwendung von Dashboards und Kalenderansichten erleichterte die Überwachung von Eventdaten und die Koordination mit anderen Abteilungen. Palacios beschreibt es als eine Erleichterung: "Wir können jetzt alles in Smartsheet sehen. Wenn man organisiert ist, kann man effizienter arbeiten."
Die Vorteile für die Organisation
Dank der Automatisierung von Prozessen hat sich die Kommunikation innerhalb des Teams erheblich verbessert. Weniger E-Mails bedeuteten weniger Missverständnisse und mehr Raum für kreative Ideen. Die Zeit, die zuvor für Meetings und Abstimmungen aufgebracht wurde, konnte nun effektiver für die Planung von Veranstaltungen genutzt werden. Die gesamte Eventplanung wurde um einen Monat beschleunigt, was sich positiv auf die Umsätze auswirkte.
Fazit und Ausblick
Die Einführung von Smartsheet hat nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch das gesamte Team motiviert. HP plant, dieses Tool weiterhin zu nutzen und auf andere Abteilungen auszuweiten. Smartsheet ermöglicht es, die Organisation auf ein neues Level zu heben und gleichzeitig kreative Freiheit zu fördern. Ein Schritt, der für jede Marketingabteilung von großem Wert sein kann.
